Incluem-se nessa categoria os juros pagos sobre empréstimos e financiamentos, as taxas bancárias cobradas por serviços como emissão de boletos, manutenção de contas, etc. As despesas operacionais são aquelas diretamente relacionadas à atividade principal da empresa. Elas incluem os custos de produção, como matéria-prima, mão de obra, energia elétrica, água e outros insumos necessários para a fabricação de produtos ou prestação de serviços. A gestão financeira com IA é a fronteira mais avançada da tecnologia aplicada às finanças corporativas. Aqui, o sistema não apenas executa tarefas, mas aprende com os dados, identifica padrões e sugere ações estratégicas em tempo real.

O reembolso é uma prática de ressarcimento garantida por lei e que exige um processo preciso e boas práticas. O transporte com carro, seja por aluguel de carro ou com veículo próprio, é uma alternativa comum que pode ser muito necessária durante uma viagem corporativa, pois traz liberdade e conforto no deslocamento do colaborador. No entanto, é preciso se atentar que em casos de infrações de trânsito, isso não configura uma despesa reembolsável. Quando o funcionário se desloca para um lugar diferente, turístico, pode despertar uma vontade de comprar algum souvenir. No entanto, esses objetos não estabelecem uma conexão com a viagem e, por tanto, não contam como despesas reembolsáveis.

Prestação de contas simples e automatizada

• Use recursos de automação para configurar alertas de gastos excessivos, solicitações pendentes ou reembolsos fora da política.
• A solução é utilizada por empresas que buscam automatizar processos manuais de gestão de despesas, com foco em compliance.
• No caso dos serviços B2B, as possibilidades de terceirização são diversas, indo do apoio logístico ao suporte legal, passando por serviços de contabilidade, zeladoria e segurança.
• O relatório Deloitte CFO Signals aponta que 72% dos CFOs planejam investir mais em tecnologias como IA e automação até 2026, visando ganho de competitividade.

A automação permite que cada transação seja documentada, classificada e auditável em tempo real. Isso facilita o compliance com normas internas, auditorias externas e obrigações legais (como a LGPD ou normas contábeis brasileiras). Essa prática é essencial para construir uma cultura de melhoria contínua na gestão financeira. Soluções como a da Payfy permitem controle granular por colaborador, centro de custo e tipo de despesa, integrando os dados com o ERP e facilitando a gestão. Portanto, essa prática evita gastos excessivos e garante que os recursos estão sendo direcionados estrategicamente para as áreas que impulsionam o crescimento da empresa.

Ouça feedbacks, revise regras quando necessário e ajuste os fluxos de acordo com os aprendizados práticos. Esses indicadores ajudam a identificar gargalos, comparar áreas e promover melhorias contínuas. Ao invés de reagir a desvios orçamentários no fim do mês, os gestores passam a atuar proativamente, ajustando rotas conforme o comportamento dos gastos ao longo do tempo. Cada ação deve ter impacto mensurável nos indicadores financeiros e estar alinhada com os objetivos do negócio.

No caso dos serviços B2B, as possibilidades de terceirização são diversas, indo do apoio logístico ao suporte legal, passando por serviços de contabilidade, zeladoria e segurança. Podemos citar como exemplo uma fábrica de doces, que tem gastos que vão muito além de ingredientes e funcionários(as). Na verdade, essa empresa precisa lidar com vários processos administrativos sem ligação direta com o seu core business, mas que não deixam de ser indispensáveis para o funcionamento da organização. É importante que esse diagnóstico leve em consideração as características específicas de cada custo, sendo que a primeira etapa da diferenciação é definir o que são gastos fixos e gastos variáveis. Como já explicamos, os fixos dizem respeito a cobranças recorrentes e estáveis, como o aluguel de imóveis ou equipamentos, o pagamento de serviços terceirizados e a quitação da folha das pessoas colaboradoras. Para negócios iniciantes, a gestão manual pode até funcionar, mas ela limita a escalabilidade.

Isso representa uma economia direta com folha de pagamento, horas extras e retrabalho, além de melhorar a produtividade geral do setor. Portanto, neste artigo, exploraremos as melhores práticas para implementar um controle de despesas corporativas eficaz, além de explicar sua importância e a melhor maneira de fazer esse controle no dia a dia da sua empresa. A automação de tarefas como o registro de contas a pagar, a classificação de despesas, a aprovação de reembolsos e a geração de relatórios ajuda a economizar tempo e reduzir erros humanos.

Como automatizar a gestão de gastos corporativos?

No entanto, para empresas maiores com muitos funcionários e, consequentemente, mais despesas, um sistema mais robusto pode ser necessário. Processos de reembolso, adiantamentos ou pagamentos no geral exigem muitos detalhes e informações corretas tanto dos colaboradores quanto da empresa. O ideal é criar regras claras sobre valores máximos por categoria, prazos de submissão e documentos obrigatórios. Quanto mais simples e visível for a política, maior será a adesão dos colaboradores.

Para garantir controle com agilidade, a Flash oferece uma solução de gestão de despesas, que permite o acompanhamento dos gastos em tempo real e a definição de regras personalizadas, evitando assim surpresas no fluxo de caixa. Nessa fase, são definidas as metas financeiras, os recursos são alocados por área e são estabelecidos os limites que orientarão os gastos ao longo do período. Essa projeção se baseia na análise de dados históricos, nas perspectivas de crescimento e em possíveis sazonalidades que afetam o negócio. Custos e despesas corporativas representam tipos distintos de gastos dentro da contabilidade e da gestão financeira. Com uma gestão de despesas bem estruturada, os colaboradores podem realizar os gastos necessários em nome da empresa de forma planejada, respeitando orçamentos e regras. A solução é utilizada por empresas que buscam automatizar processos manuais de gestão de despesas, com foco em compliance.

Empresas em crescimento enfrentam o desafio de manter o controle sem aumentar exponencialmente o time administrativo. A automação permite que o volume de transações cresça — com novos departamentos, filiais ou equipes — sem comprometer o controle nem exigir ampliação da estrutura financeira. Com o cartão Payfy é possível configurar os limites individualmente e também por categoria de gasto. Dessa forma, um analista de marketing, por exemplo, só pode utilizar até R$100 por refeição em eventos, e apenas de segunda a sexta — respeitando a política da empresa sem precisar de revisão manual. Dessa forma, o controle adequado das despesas corporativas pode ajudar a aumentar a rentabilidade da empresa.

Facilidade de uso

Se as políticas da empresa são burladas e não há monitoramento rigoroso, com apuração rápida e precisa das informações e valores, as consequências financeiras dessas fraudes podem colocar em risco o futuro da empresa. Adotar a automação Gestão de despesas corporativas desses processos reduz os riscos de erros e fraudes, contando com soluções de integração entre sistemas já usados pela empresa e o banco, tornando o processo mais ágil e assertivo. Existe também uma legislação sobre o adiantamento de despesas corporativas, que garante que todos os valores planejados como gastos precisam ser antecipados.

Fale conosco e descubra como a Stuo vai ajudar sua empresa a evoluir na gestão de despesas. Nesse cenário, a VExpenses se posiciona como parceira das empresas que buscam transformar esse processo em um diferencial competitivo. Em muitas organizações, colaboradores ainda precisam preencher planilhas ou entregar relatórios em papel, o que gera lentidão e aumenta as chances de erro.

No entanto, é importante destacar que o processo automatizado garante mais segurança e benefícios para todos os envolvidos. Em cenários onde a gestão de despesas não é priorizada ou onde os processos são desorganizados, torna-se difícil manter o controle efetivo sobre as despesas corporativas. No entanto, é importante que a empresa estabeleça uma cláusula com um limite de valor que poderá ser reembolsado. Dessa forma, o colaborador tem a liberdade de escolher acomodações de sua preferência, mas ciente dos valores máximos que podem ser ressarcidos. A tecnologia OCR (Optical Character Recognition) é um forte aliado dos gestores, transformando a gestão de despesas e a prestação de contas automatizada e, portanto, mais simples. Como uma prática muito comum nas empresas, o reembolso de despesas corporativas é um processo detalhado que envolve um preenchimento adequado de dados para garantir conformidade.

Por exemplo, a Makmo conseguiu automatizar a gestão de reembolsos com nossa ajuda, o que reduziu consideravelmente o tempo gasto em tarefas administrativas e agora está alinhada com as políticas internas. A gestão e o controle de despesas corporativas são pilares fundamentais da saúde financeira de qualquer empresa. Além disso, eles também simplificam os processos de reembolso ou adiantamento, colocam as despesas de acordo com as políticas da empresa e ajudam a criar relatórios de despesas precisos. Ou seja, um software de gestão de despesas é indispensável para toda empresa que deseja mais eficiência na gestão de custos. Uma gestão de despesas corporativas eficiente permite identificar áreas em que os custos podem ser reduzidos, sem comprometer a qualidade ou a produtividade.